Na každom pracovisku príslušný vedúci zamestnanec je zodpovedný za to že na jeho pracovisku bude schválená a uzavretá dochádzka v prvý pracovný deň nasledujúceho mesiaca. Na svojom pracovisku môže poveriť zamestnanca, ktorý bude dochádzku spracovávať (editovať, schvaľovať a uzatvárať) u všetkých zamestnancov pracoviska.
Pre minimalizovanie chýb na konci mesiaca sa odporúča spracovávať dochádzku v mesiaci priebežne. Vedúci zamestnanec skontroluje správnosť všetkých údajov zaznamenaných v dochádzke a podpíše potrebnú zostavu č.19 aby bola do 11:00 odovzdaná na odd. MÚ.
Pre správne „preklopenie“ údajov o dochádzke do miezd je nevyhnutné dochádzku všetkých zamestnancov:
- skontrolovať,
- doplniť a opraviť prípadne chýbajúce údaje,
- schváliť,
- uzatvoriť.
Uzavretie dochádzky za ukončený mesiac
Výber správneho obdobia
Po prihlásení sa do dochádzky v časti pracovné zvolíme Osoby.
Zobrazí sa nám zoznam osôb na pracovisku (zamestnancov, doktorandov, vystúpených zamestnancov) v aktuálnom mesiaci. Schválenie a uzavretie dochádzky robíme v ukončenom mesiaci t.j. v minulom. Treba kliknúť na ľavú šípku a skontrolovať zobrazované obdobie.
Pre výpočet miezd potrebujeme schváliť a uzavrieť dochádzku len u zamestnancov.
Ak sa nezobrazuje stĺpec Pozícia a Uzávierka,je možné ich pridať kliknutím na rozbaľovanie menu (bodky) v hlavičke.
Výber správnych osôb
Aby nebolo nutné zaklikávať jednotlivé osoby u ktorých chceme vytvoriť uzávierku (a predišlo sa chybám) je vhodné filtrovať iba aktívnych zamestnancov, použitím filtra v hlavičke Pozícia.
Kliknutím na rozbaľovacie menu (bodky) vyberieme možnosť Filter - Z - zamestnanci - Filtrovať.
Teraz sa zobrazujú iba zamestnanci a kliknutím vľavo v hlavičke označíme všetkých zamestnancov na zvolených pracoviskách.
Skontrolovať / editovať dochádzku
Už počas mesiaca je vhodné kontrolovať a vykonávať editácie dochádzky, aby sa systém nepreťažoval.
Spracovateľ dochádzky môže vykonávať zmeny v nasnímaných údajoch, t.j. opravovať a dopĺňať údaje. Systém zaeviduje kto zmenu vykonal. Spracovateľ dochádzky má právo:
- editovať dáta zo snímačov (zmeniť nesprávne zvolený príchod/odchod: lekár, služobne...),
- potvrdiť celodennú neprítomnosť v práci na základe písomného dokladu (napr. doklad o pracovnej neschopnosti, doklad o prekážke v práci, príkaz na pracovnú cestu a pod.).
Spustiť schválenie dochádzky
Po odkontrolovaní a prípadnej editácii dochádzky, je možné vykonať schválenie dochádzky u všetkých zamestnancov naraz.
V pravej časti obrazovky sa nachádza menu s piktogramami.
Kliknutím na trojbodku v bočnom paneli dolu sa menu zobrazí aj s pomenovaniami:
Ak máme vybrané potrebné osoby a klikneme na druhú položku Schválenie dochádzky po krátkom čase (závisí od počtu zvolených osôb) sa zobrazí prípravné okno, kde nám vypíše počet načítaných osôb.
Potom môžeme prejsť k spusteniu schválenia dochádzky. V pravom hornom rohu je opäť rozbaľovacie menu - šípka v kruhu pre spustenie schvaľovania.
Počas tohto procesu, sa v pravom dolnom rohu obrazovky (v zelenom obdĺžniku) zobrazujú mená spracovávaných osôb.
Po skončení procesu schvaľovania sa zobrazí počet schválených a neschválených osôb.
Kliknutím na šípky sa zobrazia mená osôb.
Ak sa nájdu ešte nejaké nedostatky je potrebné ich odstrániť a opätovne dochádzku schváliť. Kliknutím na meno alebo na Otvoriť editor sa dostaneme do obrazovky na editáciu osôb.
V hornom menu vyberieme zamestnancov,kde treba ešte vykonať úpravy.
Schválená dochádzka
Zrušenie schválenia dochádzky
Pokiaľ už bolo vykonané schválenie dochádzky ale je potrebné vykonať dodatočné úpravy, robí sa to rovnako ako schválenie, ale zvolíme v menu tretiu možnosť Zrušenie schválenia.
Spustenie uzávierky dochádzky
Po schválení dochádzky je nevyhnutné pre správne „preklopenie“ údajov do miezd vytvoriť aj uzávierku dochádzky!
Princíp a postup vytvárania uzávierky je rovnaký ako pri schvaľovaní: označíme osoby, v ľavom bočnom menu vyberieme Vytvorenie uzávierky.
Skontrolujeme počet načítaných osôb a spustíme.
Správne uzavretá dochádzka
Otvorenie uzavretej dochádzky
Vo výnimočných prípadoch, na základe písomnej žiadosti schválenej vedením je možné administrátorom systému dochádzku otvoriť (do 48 hodín od uzavretia).
Otváraním starších dát dochádzky a upravovaním zosnímaných dát sa menia dáta mzdových zložiek u vyplatených miezd. Otváraním dochádzky v minulých rokoch sa v kalendároch menia dátumy pohyblivých štátnych sviatkov.
Kontrola dochádzky
Mesačný výkaz dochádzky spracováva určený zamestnanec, každého organizačného útvaru, fakulty, rektorátu a mimo-fakultných súčastí. Vedúci pracoviska, počas svojej neprítomnosti môže poveriť ďalšieho zamestnanca zastupovaním tak, že ho v systéme priradí ako Zástupcu a tým mu priradí všetky svoje oprávnenia.
Mesačný výkaz dochádzky
Po schválení a uzatvorení dochádzky musí vedúci pracoviska potvrdiť správnosť údajov svojim podpisom na vytlačenej zostave (č.19), kde sú všetci zamestnanci pracoviska.
Tlačová zostava
Pre výpočet miezd je potrebné odovzdať vytlačené mesačné výkazy z dochádzkového informačného systému. Spracovateľ dochádzky po schválení a uzavretí dochádzky označí všetkých zamestnancov a v menu vľavo klikne na predposlednú položku Tlačové zostavy.
Tu sa otvoria všetky existujúce zostavy dochádzky. Vyberieme požadovanú zostavu.
Zostava č. 19 - Podrobná evidencia dochádzky
V novej záložke prehliadača sa otvorí stránka pre zostavy (vpravo dole v zelenom obdĺžniku sú zobrazované mená osôb ktorých zostava sa načítava).
V závislosti od počtu osôb sa do pár minút zobrazí zostava č. 19.
Export dát / tlačovej zostavy
V hornej lište sa nachádzajú piktogramy pre export dát do formátov(PDF, XLSX, CSV, XML) alebo pre priamu tlač na predvolenú tlačiareň v OS.
